תהליכי דיגיטציה: מאיפה מתחילים ואיך קובעים עדיפויות?

תהליכי הדיגיטציה שמניבים ערך מהיר הם אלה שנמדדים בקלות ומשפיעים ישירות על שלושה דברים: פניות שלא הולכות לאיבוד, שעות עבודה שמתפנות, ונתונים שניתן לפעול לפיהם. לא מתחילים מהגדול ביותר, אלא מהמהיר: קבלת פניות, קביעת תורים, ותיעוד לקוחות. ברגע שאלה מדוגטלים ועובדים, אפשר להרחיב בביטחון.

מה הופך תהליך עסקי למועמד לדיגיטציה?

שלושה סימנים מאפיינים תהליך שמחכה לדיגיטציה: יש בו עבודה ידנית חוזרת שאפשר לתאר בצעדים קבועים, יש בו נקודה שבה מידע נופל בין הכסאות (פתק, הודעת וואטסאפ, זיכרון של עובד), ויש בו אנשים שעסוקים בהעברת מידע במקום בקבלת החלטות. תהליך עם שלושת הסימנים הוא מועמד ראשי.

אילו תהליכים כדאי לדגטל ראשון?

ארבעה תחומים מייצרים תועלת מהירה עבור רוב העסקים: (1) קבלת פניות ולידים דרך טופס דיגיטלי שמנתב אוטומטית לאיש הנכון; (2) קביעת תורים ופגישות דרך לינק ביומן במקום שיחות טלפון הלוך-חזור; (3) חשבוניות ותשלומים שנשלחים אוטומטית; (4) מעקב לקוחות ב-CRM במקום ב”ראש של מישהו”. כל אחד מארבעת אלה עצמאי ואפשר להתחיל בו מבלי לחכות לשאר.

כיצד מתעדפים: מאמץ מול ערך

כלל הבוהן: מה שקל לדגטל ונוגע ישירות בהמרה או בזמן צוות, מקדימים. מה שמורכב מאוד ואין לו השפעה ישירה על הכנסה, מחכה. הטעות הנפוצה היא לבחור בתהליך הגדול ביותר כי “הוא הכי בולט”. בפועל, הוא גם הכי קשה, ולרוב הצוות מאבד מומנטום לפני שמסיימים אותו.

תהליך	ערך עסקי	מאמץ לדיגיטציה	מתי לדגטל?
קבלת פניות ולידים	גבוה	נמוך	ראשון
קביעת תורים ופגישות	גבוה	נמוך	ראשון
חשבוניות ותשלומים	בינוני-גבוה	נמוך-בינוני	ראשון-שני
מעקב לקוחות ב-CRM	גבוה	בינוני	שני
דיווח ניהולי	בינוני	בינוני	שלישי
תהליכי גיוס ואדמיניסטרציה	נמוך-בינוני	גבוה	אחרון

מה ההבדל בין דיגיטציה, דיגיטליזציה וטרנספורמציה דיגיטלית?

שלושה מונחים שמבלבלים, אבל הסדר ביניהם חשוב: דיגיטציה היא הצעד הראשון, המרת תהליך ידני לדיגיטלי. דיגיטליזציה היא הצעד הבא, שימוש בנתונים שנאספים כדי לשנות את אופן הפעולה של העסק. טרנספורמציה דיגיטלית היא השינוי המלא של המודל העסקי. מי שמדלג על השלבים הראשונים לא עושה טרנספורמציה, הוא רק מוסיף תוכנה על גבי בלאגן.

איפה AI משנה את המשוואה?

ברגע שתהליך מדוגטל ויש נתונים דיגיטליים, AI יכול להוסיף שכבת שיקול דעת: סינון לידים לפי דחיפות, מענה לפניות שגרתיות מסביב לשעון, זיהוי דפוסים שצוות אנושי לא מספיק לעיין בהם. ב-SmartBizz אנחנו מוסיפים סוכני AI לתהליכים אחרי שהבסיס הדיגיטלי קיים. אצל 40+ עסקים שהקמנו להם את הבסיס הזה, ראינו שיפורים של עד 40% בהמרה.

“אי-אפשר לרוץ לפני שעומדים. עסק שמנסה להטמיע AI על תהליכים לא מדוגטלים לא יצליח”, אומר ניר קירשנבאום, מייסד SmartBizz AI.

מה הצעד הראשון?

מיפוי. לפני שבוחרים כלי, כדאי לרשום את עשרת התהליכים שמוציאים הכי הרבה זמן שבועי, ולסמן לצד כל אחד: האם יש בו מידע שנכתב ביד? האם יש בו אנשים שמעבירים מידע? האם יש בו נקודה שבה משהו נופל? התהליכים עם שלוש ✓ הם נקודת ההתחלה. ב-SmartBizz אנחנו עוברים את המיפוי הזה יחד עם כל לקוח כחלק מאפיון הפתרון.

קבעו שיחת אפיון חינם →